電子帳簿保存法に基づく保存に関して、請求ナビにおける対応状況は以下の通りです。

令和5年度の改正により、
事務処理規定を作成し、電子データを整理整頓して保存していれば令和6年1月1日以降もそのままでよい
ということになりました。
電子帳簿保存法について整理し、お客様に発生するコストが低くなる方法を紹介いたします。

【解説動画】
電子帳簿保存法で対応すべきこと

電子帳簿保存法の概要について

参考：令和5年度改正　電子帳簿保存法　Youtube動画「国税庁動画チャンネル」（令和5年8月更新）掲載資料

電子帳簿等保存制度は、税法上保存等が必要な「帳簿」や「領収書･請求書･決算書など（国税関係書類）」を、
紙ではなく電子データで保存することに関する制度です。
記録の改ざんなどを防止する観点から、保存時に満たすべき一定の要件が電子帳簿保存法で定められています。
電子帳簿等保存制度には、下記の3つの区分がございます。

① 電子帳簿等保存
② スキャナ保存
③ 電子取引データ保存

区分①に関しては、請求ナビで作成した帳票を、電子メールなどを使わず郵送でのみ相手方に送った場合は対象になりますが、区分③の要件を満たしていれば区分①に関しても同様に満たせるため、割愛いたします。

区分②に関しては、取引相手から紙で受け取った書類、ご自身が手書きなどで作成して取引相手に紙で渡す書類の写しが対象となります。
区分②にあたる書類の保存を行う場合は、これまで通り紙のまま保存していただくか、お客様側で要件を満たしていただきますようお願いいたします。

区分③に関しては、契約書、見積書、注文書、請求書といった紙でやりとりしていた場合に保存が必要な電子データを、電子メールやEDIといった電子取引で授受した場合が対象となります。
区分③にあたる書類の保存を行う際の要件について、「真実性の確保」と「可視性の確保」があります。

「真実性の確保」要件について

「真実性の確保」の要件を満たす手段としては4つありますが、
4つすべてに対応する必要はなく、①～④のうちいずれか1つを行えば要件を満たすことができます。

① タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う ② 取引情報の授受後、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに） タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく ③ 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム 又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う ④ 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う

請求ナビでは「真実性の確保」について、④の事務処理規定を作成し、運用を行っていただくことを想定しております。
④の事務処理規定のサンプルを用意しておりますので、必要な場合は下記リンクよりダウンロードしてご活用ください。

（サンプル）電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程.docx

「可視性の確保」要件について

「可視性の確保」の要件として、①～③全てを満たす必要があります。

① 保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと ② 電子計算機処理システムの概要書を備え付けること ③ 検索要件を確保すること

①について、通常のオフィス設備が整っていれば満たせる内容ですので、お客様側にてご対応をお願いいたします。
②について、請求ナビのマニュアルサイトを用意しておりますので、こちらをご活用ください。
③の検索要件につきましては、詳細は下記の通りです。

【検索要件】 [1] 取引年月日、取引金額、取引先により検索できること [2] 日付又は金額の範囲指定により検索できること [3] 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること ※ダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、[2][3]不要 →加えて、電子取引データをプリントアウトした書面を、日付及び取引先ごとに整理された状態で提示･提出することができるようにしている場合、検索要件は全て不要 ※保存義務者が小規模な事業者（前々年の事業年度の売上高5000万円以下）で 　ダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索要件は全て不要

冒頭で紹介した参考資料の22-23ページに③の検索要件の充足方法に関する例外が記載されております。
★例外３：「ダウンロードの求めに応じることができ、電子取引データをプリントアウトした書面を、日付及び取引先ごとに整理された状態で提示･提出することができる」
こちらは、税務調査の際に、必要な書類を今まで通りに提示・提出することができるのであれば
検索要件を実質的に満たしていることにする、という令和5年度の改正で追加された緩和措置です。
令和5年12月31日までは「保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できる」のであれば差支えないとされています。
この二つの要件を比較すると、実質的に同じであると言えます。
従って、お客様側で整理整頓した上で、電子データを保存しているのであればそれだけで充分、ということになります。
日々の業務運用上、最も必要工数が少なく済むと考えられるため、
弊社といたしましてはこちらの例外３対応を行っていただくことを推奨いたします。

ただし、例外1の方法でも対応ができるよう、請求ナビにて機能を用意しております。
・取引データのファイル名を「取引年月日その他の日付」、「取引金額」、「取引先」を含み、
統一した順序で入力しておく(「ファイル名種別」機能)
・エクセル等の表計算ソフトにより、取引データに係る「取引年月日その他の日付」、「取引金額」、「取引先」
の情報を入力した一覧表を作成すること(「帳票ログ」機能)
※上記のいずれかの対応を行うことでも、検索要件を満たしたことになります。詳細はこちら